上手い伝え方のコツとは!?相手に分かりやすい話し方と書き方の共通点
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上手い伝え方のコツとは!?相手に分かりやすい話し方と書き方の共通点

オーサー

色んな人とコミュニケーションをとっていると「この人の話し方理解しやすいな〜」「この人の文章の説明分かりやすい」と感じる伝え方が上手な人がいますよね。

彼らと同じように自分が相手にわかりやすい伝え方ができているかというと、「気を付けてはいるけど、実際にできているのかは分からない・・・」という人が多いのではないでしょうか。

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自分の話す内容や文章を相手に理解はしてもらっても、相手に「分かりやすい」と感じてもらえるかは分かりませんよね

今までOLとしてたくさんの営業の人と組んで仕事をしたり、今ではライターとしてライティングを教えている中で、

「この人の教え方分かりやすいな〜」
「この人のメールは読みやすい」
「私もこんな伝え方できないかな?」

と感じる人には本人たちは当たり前に対応しているポイント(コツ)や共通点がありました。そして、文章が分かりやすく書ける人は、話している内容も分かりやすいという共通点もありました。

そこで今回は、「話し方」と「書き方」の両方から相手に理解される伝え方について、相手に「分かりやすい!」と感じさせる人は何に気を付けているのかを解説します。

ポイントを押さえて話たり書いたりできれば、誰でも伝わるコツを身につけることができますよ。

私自身も、文章力が上がってきたら、説明も分かりやすくなったと言われるようになりました。伝え方はコツさえ掴んで自分のものにできれば、相手への印象もいい方に変わっていきますよ!

伝え方のコツとは何か?

コツ

相手に伝わっている状態とは!?

伝え方のコツを知る前に、相手に伝わっている状態とはどんな様子なのかを確認しましょう。

・相手に自分の意思が伝わる
・相手に自分のとって欲しい行動をしてもらえる
・会話(コミュニケーション)が問題なく行われる
・何がしたいのか疑問点がない
・感情の共有ができている

状態です。

ikue
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自分の描いたゴールと伝えた相手の受け取ったメッセージが一致している状態ですね

伝え方が下手だとどうなるのか

では、伝え方が下手だとどんなことが起こるのでしょうか。

【状況】
・意思疎通がうまくいかない
・理解されない
・(文章の場合)読まれない
・(会話の場合)話が先に進まない
・周りに理解されない
・言い直し、書き直しが多くなる(1つのことをするのに時間を使う)
【周囲からの印象・評価】
・言いたいことが分からない
・信用されない
・大事なことを任せられない

など自分が持っているアイデアや意見がどんなに素晴らしくても、それを相手が受け取れないので、

「この人と話してもしょうがない」
「この文章を読んでも時間の無駄だ」
「何が言いたいか分からない」

などの印象を与えてしまいます。

友人に対してなら何を言いたいか理解しようと思いますが、取引先・知らない人の場合、「できれば関わりたくないな〜」「面倒だな〜」と感じてしまったこともあります

伝え方の上手い人はどうしているのか?〜ポイントとコツ〜

上手い人

では、「伝え方が上手い」「言いたいことが分かりやすい!」と相手に感じさせる人はどんな話し方や書き方をしているのかコツを見ていきましょう。

この章では、私が「この人の話分かりやすいな〜」「文章読みやすいな〜」と感じた人の特徴をまとめています。

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自分が相手に話す時・書く時も同じように気をつけていたら「分かりやすい」と言われるようになったので、できるところから対応してみてくださいね

言いたいことが分かりやすい

まず、伝わる話し方や書き方をしている人の共通点として、何を言いたいのかメッセージが伝わることが挙げられます。

言いたいことが分かりやすいのには伝え方のコツがいくつかあったので、それぞれ紹介させていただきます。

①相手の受け取りやすい情報量

自分が相手に何かをして欲しい時に、相手にそれが伝わらないと意味がないですよね。相手に分かりやすい伝え方ができる人は、相手が理解できる情報量を発信します。

新人・ベテラン・子供・大人・取引先・上司・同僚・同期・友達と同じことを伝えるにも相手の理解度に合わせて話すので、相手が「分かりやすい」と感じられるのです。

逆に、伝わらない話し方や書き方をしてしまう人は、相手がどんな人であれ、自分のスタイルを崩しません。

どんな人に伝えるのかを理解することが大切

②不要な情報はカット

理解しやすい話し方をする人は、相手に必要のない情報や混乱させることは話さないようにしています。

特に初心者に教える場合に、YESかNOか判断が曖昧な質問をされると、説明が下手な人は「〇〇な場合はYESだし、△△な場合はNOだし、××の時はケースバイケースなんだよね〜」と結局どうしていいか分からない状態になってしまいます。

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同じくらいの知識量の場合は分かっても、人によっては曖昧だな〜と感じてしまいます

相手に分かりやすく話せる人は「基本YESです。でもケースバイケースなこともあるので、判断がつかなければ聞いてください」というような感じで、相手がどうしたらいいのか行動しやすい伝え方ができます。

相手がどうしたらいいのか納得できる

③問題点を見つけるのが上手

相手に伝えるのが上手な人は、問題点や困っていることを見つけるのが上手です。

話を理解してもらうには、相手に伝えたいことを納得してもらわないといけません。逆に納得していないということは、相手が「分からないところがある」「納得できないところがある」ということです。

そこの問題点を見つけて、相手が「なるほど〜」と思えるような回答を出す力があります。

相手が何について納得していないのか理解できる

何をして欲しいのかがハッキリしている〜メッセージが簡潔〜

伝わるメッセージを発信できる人は、受け取る人に「何をして欲しいのか」「何を伝えたいのか」が分かるような話し方・書き方をしています

メールの文章が分かりやすいと言われていた会社の先輩は、メールをする時に一番気をつけているのが「タイトル」だと話してくれました。

タイトルを見て、「何の用件なのか」「急ぎなのか」「その人にとって重要なことか」などが分かるように、タイトルは簡潔にしているけど、特に出だしに気をつけていると教えてくれました。

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話し方も同じで、なんのことについて語っているのか分からないと、相手の話している内容に「???」と疑問点が多くなり、重要な内容が入ってこなくなりますよね

伝えたいメッセージは簡潔かつ理解しやすく

相手を前向きにする力がある

伝え方が上手な人は、相手をポジティブな気持ちにしながらメッセージを伝えるのが上手です。

同じことを言われていても、自分が「前向きな状態」と「後ろ向きな状態」では受け取る情報の印象にも、覚えている内容の量にも、これから行動しようと思う意欲にも影響が出てしまいます。

相手に自分の伝えたいことを理解してもらうには、相手の状態もちゃんと理解しておくことが大切ですね。

受け取る相手とのコミュニケーションが終わった時に、前向きな状態になっているように意識する

何が問題なのか分かりやすい

分かりやすい話をできる人との会話が終わると、「この後何をしたらいいか」が分かるのでその後のすぐ行動が出来ます。

それは「何が問題なのか」を伝えるのが上手、「何が分からないのか聞く」のが上手など

・全体で今の問題点
・次に何をすればいいのか
・なぜ行動ができないのか
・理解できないところ

など相手にどうして欲しいのかなどを伝えられるので、相手も何をして欲しいか分かるのです。

次の行動をしやすいようなアドバイスをすることで、相手が何をしたいのかが理解してくれ「この人の説明は分かりやすい」と感じてもらえる

5W1Hがハッキリしている

伝え方が上手な人は「Who(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)」が分かるように説明をしています。

相手が理解しにくいメッセージを送ってしまう人は、このどれかが連絡の時抜けてしまっていたり、決めていない状態で話を進めてしまう人がいます。

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伝え方が上手な人は、アポイントのメールなどが届くと、1通のメールだけで何をするか内容が分かる人が多いです

自分の伝えたいメッセージは5W1Hの何を使ったら相手が分かりやすいか意識して伝えてみる

相手が納得できる伝え方をする

説明をしても「相手に伝わっていないな〜」という時がありますよね。

そんな時、伝えかるのが下手な人は、相手が理解できていないことを分からないまま話を進るか、そのまま理解できない説明を続けてしまいます。

でも説明が上手な人は、相手が理解できるように具体例やどうすればいいのかのステップをきちんと説明することができます。

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説明が上手な人の話聞いていると「例えば〜」とお互いの認識が一致できるように例え話をたくさん入れていますよ

相手と認識を一致できる伝え方をするために例え話を使ってみる

伝え方のコツを掴むためにできること〜試してよかった事〜

今

伝え方のが上手な人はどんなことに気をつけているのかコツなどを伝えてきましたが、この章では、どうしたら伝えるのが上手にできるのか!?

日常的にできることや、私がやってみて「説明がわかりやすくなったね」と言われた方法、上手な人から教えてもらった方法などを紹介していきます。

伝える前に頭の中で何を話すか整理

伝えるのがうまくない人がしてしまいがちなのが、話したいことを思いついたら話始めてしまうことです。

話しているうちに、「あれも話さないと」「この説明をしないと分かりにくいかな」など、流れをイメージしないで話始めてしまうと、聞いている側は何の話をしたいのか理解ができません。

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説明をしてもらっている時に、話が前後してしまったり、話が飛び飛びになってしまうと、何の説明されているの伝わらないですよね

なんとなくで話し出さないで、話す前に自分の中で話す内容を大まかにイメージしてみるといいですね。

全体像をイメージしてから話し始める

1回に伝える大きなメッセージは1つにする

自分が伝えたいメッセージはできるだけ絞って相手に伝えましょう。

あれもこれもと話されてしまうと、何が本当に言いたい事で、重要な事なのかが伝わらなくなってしまいます。私の同期で教えるのが上手と言われていた友人は、

友人B
同期

一気に2・3の新しいことを教えても、理解できないか忘れちゃうから、1つ教えてできたら次の話をするようにしているよ。そうすると、相手も自分が対応することに集中できるから良いみたい

と話してくれました。

伝える方は全部まとめて伝えた方が「楽」ですが、受け取る方にとっては「分かりにくい」状態になってしまいます。

遠回りに見えますが、受け取る側も理解しながら進めるので、このやり方の方がどちらにとっても結果的にいいことが多いですよ。

伝えることは1つに集中させる

伝え始める時、まず全体像から説明を始める〜結論から伝える〜

説明をする時に、まず全体像や結論を伝えてから説明を始めると相手が理解しやすくなります。

以前「この人の話し方分かりにくいな・・・」と感じる人がいたのですが、その理由が全体に話が長く、これで説明は終わりかな〜と思っていたら「では次にですね〜〜」といつ話が終わるのか見えないことが理解しにくくしている原因でした。

「今回伝えたいことは3つあります。まず1つ目〜〜」
「皆さんいしていただきたいことは〇〇です。その説明をします」
「やり方についての説明を3分くらいさせていただきますね」

など相手が

・何を話そうとしているのか
・全体の中で今はどこを話しているのか

が分かると、安心して話が聞けるので聞くことに集中できます。

何を伝えるのか全体像とゴールを理解してもらうと説明に集中してもらいやすい

角度を変えて説明する

伝え方が上手な人は、伝え方のレパートリーが豊富だったり、ちょっとした言い方のコツで、同じことを伝えるにしても分かりやすく話しています

例えば、失敗した時に、ダメだったことを頭ごなしに怒ったり、指摘するだけではなく、

「これを相手が見たらどう思うか」
「〇〇は変えた方がいいけど、××はすごくいいよね」
「ここはこのままでも悪くないけど、〇〇にした方がもっと分かりやすいんじゃない?」

と否定するだけでなく、相手のいいところを見つけて、さらに良くなるためにはどうしたらいいか?という視点で考えさせるように伝えることができます。

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言われる方も、ダメ出しばかりでなく、何がいいのか自分で考える余白や、よかったところが分かれば、前向きに自分で考えて行動しようと思えますよね

理解できるように話せる人は、相手が前向きに話を受け入れるように伝えるのが上手なのです。

相手が自分で考え行動できるような伝え方ができる

共通の話をする〜共通点を見つける〜

説明をする時、相手がいかに興味を持って聞いてもらう(読んでもらう)かが大切です。興味を持ってもらうためには、相手の感情を動かすようしながら分かりやすく伝えるのがポイントになります

そこで大切なのが相手と共通点を見つけながら、その話を混ぜて伝えていく方法になります。

「小さい頃、日が落ちるまで夢中で遊んだことがありますよね。そんな風に大人になっても夢中になれることが見つかったらいいと思いませんか?」など相手の「あ〜そうそう」「確かに!」というような感情を引き出すと、その続きを読んでくれたり聞いてくれるようになりますよ。

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今の共通点より、小さい頃の方が同じようなことをした(学校生活など)可能性が高いので、共通点を見つけやすいですよ

相手と共通点を見つけ、それをきっかけに伝えると理解してもらいやすくなる

事実と感情をうまく混ぜて説明する

相手に理解される伝え方のコツは、いくら説明が上手でも相手に聞く姿勢がないと伝わらないで終わってしまいます。

そのために必要なのが「事実」と「感情」です。

例えば、「この教材で英語の勉強をすると約3ヶ月で98%の人が日常会話をできるようになります」と言われるより、

「この教材を使って勉強すると3ヶ月後には1人で〇〇に旅行に行っても楽しめるよ」「映画を字幕なしで読むことができるよ」など、自分がワクワクすることと一緒に説明をされた方が「やったみようかな〜」と相手を前向きにさせることができます

ikue
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逆に感情だけでも「本当に?」と思われてしまうのでバランスが大切です

事実と、相手がワクワクする気持ちを混ぜて伝えるようにする

まとめ

まとめ

相手に理解される上手い伝え方のコツを説明してきましたが、大切なのは

・相手にいかに自分の話に興味を持ってもらえるのか
・聞く(読む)姿勢になってもらえるのか

です。そのためには、自分の伝えたいことばかりを意識するのではなく、伝えたいことをどうやって関心を持ってもらえるのかが大事になります。

一見、自分のことを後回しにしている印象があるかもしれませんが、相手のことを考えて伝えることで、結局自分の言いたいことを理解してもらえるようになります。そのためにも伝え方のコツを知るのが重要になってくるのです。

はじめは「上手なだ〜」と思う人のマネをして対応していく中で、自分のやり方が見えてきますよ。

伝え方のコツを掴んで、自分も相手も楽しいコミュニケーションを図っていってください!

編集長の人

いくえ

いくえ

もっと楽しく生きたい。自由に自分らしく生きていていきたい!と思って大手金融企業のOLを辞めました。OL時代に培ってきた一般的な事務のスキルでも自由人として生きられる、を実践しています。今は平日人が少ないときに趣味の美術館やゴルフをするのが楽しみ。 この度はALIVE(アライブ)の編集長として、好きなことで生きている人たちの応援と、その秘訣を皆さんにお伝えできるよう日々楽しく勉強中です。

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