発信力があるかで仕事の評価が変わる!?テレワークで必要になる伝える力

発信力があるかで仕事の評価が変わる!?テレワークで必要になる伝える力

ライター:いくえ

多様な働き方が増えてきて、必ずしも会社に出勤しなくてもテレワークというスタイルで仕事をすることが可能になってきました。

通勤時間も無くなって、上司や同僚の視線も気にせず自分のペースで仕事をできると喜んでいる人もいますが、顔を合わさず働くことによるコミュニケーションの減少で必要になってきたのが発信力です。

テレワークをしたことがある人なら、出勤しなくてよくなったと同時に顔を合わせないオンラインのみによる「思ったことが伝わりにく状態」に悩んだ経験があるのではないでしょうか。

私の周りでは

・相手の状況が分かりにくい

・仕事をお願いしたけど上手く伝わらなかた

・手一杯のところに更に仕事をお願いされた

なんて悩んでいる人もいます。

私が今働いている会社は、基本出勤が週に1回。他の6日間、他のメンバーがどこでいつ仕事をしているか分からない状態です。過去には、「社員みんな1か月休暇」なんて取り組みをしたことがあり、それこそ会社のメンバーがどこにいるかも分からない経験もしました。

それでも、それぞれのプロジェクトは順調に進み、成果を出せています。

そこで今回は、ますます働き方の多様化が進んでいく中で、顔が見えない仲間とどう働くか、そしてどうコミュニケーションをとって、どう自分の状況を伝えていく発信力を身に付けるか

について、私の勤務している会社の事例や経験と周りでテレワークを実際にしていて差が出る仕事の方法を紹介させていただきます。

テレワークでどう働いていったら良いんだ⁉と感じている方必見ですよ。

発信力とはなにか

人前で話す

発信力の意味

まず発信力とは何か、意味を確認しましょう。

発信:情報や郵便物などを、外部に向けて送り出すこと。自分が持つ考えや意見を、複数の人数に伝えようとするとき用いられる

なので、

発信力とは

発信力:相手に自分の考えや意見を分かりやすく、正しく伝える力のこと
ikue
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正しくとは、合っている間違っているの意味ではなく、伝えたい内容を自分が思った通りに相手に伝えられているかが重要ですよ

働く上でこれからの時代に必要な発信力とは

これからの時代の働き方とは何なのでしょうか。

人口の現象や個人のライフワークバランスを尊重していくと、出勤して会社にいるだけが働くという考え方から、自宅にいてもどこにいても仕事ができるようになるテレワークが進んでいくことが想定されます。

会社としては、家族の転勤でやむなく退職しなくてはいけなくなっていた優秀な人材の確保ができるようになり、働き手としては、必ずしも会社の出勤圏内に住まなくても仕事が続けられて、能力を生かすことができるというメリットが出てきます。

続けたいけど出勤するのが難しい人にとって、場所を選ばすに働けるのは嬉しいですよね。

では、このような新しい働きかたをする上で必要な発信力とは何かというと、これも「相手に自分の考えや意見を分かりやすく、正しく伝える力のこと」で、同じです。

ただ、大きく異なるのが、今までは会っていて必要になっていたコミュニケーションと、オンライン上でのコミュニケーションとでは大きく異なるということです。

【出勤すると自然に得られた情報】
・メンバー間での仕事の忙しさ

・その時の体調や機嫌

・相手が何に困っているか察することができる

などの今まで近くにいたからこそ理解できたことや、共有できたことが目の前にいない相手と仕事をしていく必要がある、という状況に変わるため、自分の状態や進捗状況を報告する発信力が不可欠になります。

ikue
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これからの時代に必要な発信力とは、顔を合わせない会社のメンバーへ「相手に自分意見を伝える力」だけでなく仕事を円滑に進めるオンラインでのコミュニケーション力も合わせて必要になります

これから新しい働き方でどうやって生きていこうか悩んでいる人はこちらの記事も参考にしてみてください。

顔を合わせない働き方で必要な発信力について

オンライン会議
では、これからの時代に必要な発信力を考える前に、働き方が変わることで働き手は何が求められるのか?違いを考えていきましょう。

求められるスキルの違いを知ろう

顔を合わせて仕事をする方法からオンライン上で仕事を対応することによる必要スキルは同じように見えて少し異なります。

一般企業で働いていた時、会社が実験的にテレワークをしましたが、出勤していない人が何をしているのか、聞きたいことがあるけど、どうしたらいいか分からず「まぁ、出勤してから聞こう」なんてことがありました。

テレワークが進んだら、私のように目の前にいない相手とどう仕事の確認をしたらいいか分からなくなってしまう人もいそうですよね。

頻繁に会えない状況で必要なスキルを見てみると、

【顔を合わせる仕事で必要なスキル】
・相手の状況を察する力
・顔を合わせてのコミュニケーション
・会話力、話す力
【オンラインの仕事で必要なスキル】
・自分の状況報告
・見えない相手のフォロー
・文章で的確に伝える
【どんな働き方でも必要なスキル】
・時間管理
・優先順位付け
・仕事の対応能力

もちろん、テレワークでも会社に出勤して会って話すこともありますし、オンライン会議システムを使って顔を合わせての話合いだってできます。ただ、今までみたいに、いつでも会って話せる状況では無くなるために入ってくる情報が異なってくるのです。

【入りにくくなる情報】
・その場で同じ時間を共有するからこそ分かる情報

・今何を取り組んでいるか、何に困っているか

・相手のその時の感情

これらの入りにくくなる情報を理解し、オンライン上で相手と上手にコミュニケーションを取れるようにするためには、自分から相手に呼びかけたり伝えたりすることが必要になるので、発信力が大切になります。

発信力がないとどうなる?

これから求められるスキルや対面が少なることで入りにくくなる情報が分かったところで、相手に「発信力がないな・・・」とならないために、何をすると発信力がないと思われてしまうのか見ていきましょう。

オンラインの仕事が増えたり、会える時間が少なくなることで、相手が自分のことを察してくれる状態が少なくなります

私が働いている会社では、週1回に会う以外ほどんど他のメンバーが何をしているのか、体調はいいのか、仕事に行き詰っているのかがほとんど分かりません。

だた、週に1回のミーティングでは各プロジェクトの報告などもあるので、何をしてきたのかその時に分かりますし、雑談や仕事での悩みなども話すことが可能です。その他にも必要な時にオンライン上でのコミュニケーションはとっています。

この働き方をしていて感じたことは、

・何をしているのか分からない
・仕事の進捗や状況が理解できない
・頻繁に会えないため、自己判断が大切
・伝わっているのか分かりにくい

ということです。

今まで週5回、出勤して働いていたら、困っている時に周りから「大丈夫?」と聞かれていたことが自分から発言しないと、誰も気に留めてくれないときがあったり。

また、質問するにしても、会っているとき以上に自分の状況を理解して、相手に何がどう分からないかを、文章かオンラインミーティングなどで伝える必要ができてました。

自分が伝えたいことを相手に伝えるオンラインでの発信力がないと、仕事が回らない状態になってしまったり、今までは会議に発言しなくてもいるだけでOKだったのが、自ら伝えようとしないと、もしかして「発信力ない人=何もしていない人、仕事ができない人」という評価にもなりかねませんよ。

ikue
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自分で発信することだけでなく、相手が何を言いたいか察する力も必要になりますね

発信力があるかで差がつく仕事力とは何か

教える
自ら発信をしたり、理解が何を言いたいのか理解をすることが大切なのは分かりましたが、では、実際にどんなスキルや対応が必要なのかを紹介させていただきます。

まずは働く環境を作りだす

テレワークをしてみて分かったのが、自分で働く空間や状況を作りださないといけなくなる、ということです。家で仕事をしていても家族からしたらパソコンで遊んでいるだけに見えてしまうこともあるかも知れませんし、会社ではないテレビやゲームの誘惑もあります。

上司や同僚がいないことで、自由に時間を使えたら怠けてしまう人もいるのではないでしょうか。

会社で人の目があるから頑張れていた人には始め大変かもしれません。

必要なことは

・オンオフの切替
・集中して働く環境作り
・時間の使い方

を整える必要があります。

ただ、会社にいて他のメンバーなどの相談や雑用に追われてしまう人は、やることをしたらOKという成果主義になると、自分の自由に使える時間が増えることもありますよ。

仕事力を上げるのに必要なスキル

顔を合わせることが少なくなった時の働き方での必要なスキルと理由について紹介します。

①文章で伝える力

オンラインミーティングなどもできますが、基本相手とのコミュニケーションで多くなるのはチャットやメールになるので、文章がメインになります。

文字でのやり取りが増えるということは、自分も相手も読まなければいけない内容が増えるという状態になるわけです。相手が話している時のように自分のメッセージを理解してくれるのか・・・また全部に目を通し100%理解できるのか・・・

お互い限られた時間で仕事をするため、必要なのが相手に伝わる文章力です。

・読みやすい長さ
・簡潔である
・なんの為の連絡か
・何をしてほしいか
・分かりやすい内容

が求められます。いつも説明が多くなってしまう人は簡潔に伝える練習をすると良いですよ。

②自分で自分を管理する力

テレワークでは、いつも会える相手と仕事をするわけではないので、自分で自分の管理をする必要があります。

自分で自分の仕事をこなすために知っておくべきことは、

・自分でできる仕事のキャパ
・頼まれた仕事の優先順位
・仕事のタイムスケジュール

などです。他の人はあなたの仕事の大変さや対応するのに必要な時間を知らないこともあるので、時には

・仕事を断る
・仕事をお願いする
・締め切り期限を変更

といった対応も必要になります。何をしているか見えないからこそ自分の現状を理解し、頼まれたことや対応にかんしてどうすべきかの判断と連絡をしていく力・発信力が必要になりますね。

③自分で考える力と判断する力

一緒に働く人があなたの状況知らないと同時に、あなたも相手の状況が分からない場合もあるので、自分で判断したことを伝える発信力以外にも、頼まれたこと・頼んだことのその後を考えられる想像力・考える力なども必要になります。

会えないことで今まで雑談程度にしていた相談がしにくくなる可能性もあり、マニュアル通りに対応しているだけでは対応しきれいなことが増えることもあるのです。

簡単な口頭の受け答えは時間がかからなくても、文字にすると文章を考えなくてはいけないため、時間がかかった経験はないでしょうか。

何か質問するにしても、文章で細かいことを伝えるには時間がかかることもあるので、相手の時間を大切にできるかという考えと、それに対する工夫ができるかも仕事力の差になります。

まとめると

・相手の時間を奪わない方法を考える力
・マニュアルが無くても考えられる力
・相手を気遣える文章を作る力

などを、自ら考え実行できるかがオンライン上で仕事ができると感じさせるポイントになります。

④反応することで伝える力

顔を合わせない相手と仕事をしていて困ったのは、相手が理解できたか分かりにくいところです。

連絡をしてもレスポンスが遅かったり、返ってきた答えが分からずに対応するまでに時間がかかってしまったことがありました。

ikue
ikue

○○の件お願いしたいんだけど、対応できる?分かるかな?

友人C(左)
Aさん

ごめんなさい、○○の件、分かりません

となった場合、何について分からないのか、どこまで理解しているか、対応することは可能なのか、をもう一度確認しなければならなくなります

他にも、レスポンスの早さも仕事の信頼に繋がりますよ。24時間いつでもすぐに連絡!は難しくても、通常業務時間内での連絡の早さは相手に「この人はいつも対応が早い」「反応が早い」と印象に残り、仕事に対する安心感や信頼に繋がっていきます。

ikue
ikue

レスポンスが早くても、相手の時間を使わせてしまうような文章のやり取りはオススメしません

【仕事力を上げる為に必要なポイント】
①文章で伝える力
②自分で自分を管理する力
③自分で考える力と判断する力
④反応することで伝える力

これからの時代に必要な発信力の鍛え方

走り出す
これからの時代に発信力があるかで仕事の効率も変わってくることが分かってきましたが、実際に今まで発信をしたことが無い人や、これからの働き方を何となくしか考えてこなかった人は、どうしたらいいのか?簡単にできることを紹介していきます。

タイピングの早さを身に付ける

Googleの音声入力もありますが、まだまだタイピングが主流です。タイピングが早くなるだけで仕事の効率はグッと上げることが可能になりますよ。

参考までに、日商ワープロ検定では、1級:10分間に900字、2級:10分間に600字、3級:10分間に400字で合格になります。ワード1枚に大体1440文字入力ができるので、1枚20分くらいで入力が終わると早いんだな・・・とイメージすると分かりやすいかも知れません。

考えながら入力するのと、ただ文字を入力するのでは違いますが、作業ペースをあげるために無料のオンラインソフトで練習してみるのも良いかも知れませんね。

SNS・ブログを始めてみる

実際になにも発信したことに人はSNSやブログを使って自分のことを発信してみるもの良いですよ。オススメはTwitterです。文字数が140文字と制限があるので、自分の思いや考えなどコンパクトに自分の思いを伝える練習にもなります。

会ったことのない相手に自分をいざ発信していこうと何をどう伝えたらいいか戸惑う人もいますよね。

もし、どうしても発信するのが苦手・・・という人は、「この人の発信力すごいな」「この人の文章が分かりやすい」という文章を見つけたら何がどう良かったかをインプットするといいですよ。

メールの文章作成をもっと意識してみる

発信力を鍛えるには日頃対応しているメールの文章を見直してみるのも方法の1つです。

普段なにげなく書いているメールですが相手に読みやすいように書けているでしょうか。

以前、一緒に働いていた上司は

男性
上司

メールが1日100通以上届く・・・

と嘆いており

男性
上司

読まなくて良いもの・流し読みでOKなものはいいけど、必読のメールで何を言いたいのか分かりにくく長文なものは大変だ

とよく話していまいた。

オンラインが進んだら、ますますメールのやり取りも増えるので、日頃から送っているメールの書き方を見直してみると良いですよ。

届いたメールが、改行が少なく文字ばかりだったとか、何度もスクロールするくらい文章が長かった、回りくどい言い方で結局何が言いたいか分からなかった、だったら読む気を無くしてしまいますよね。

大切なのは、相手の時間を使わせないけど、内容や要点が伝わるライトな記事です。

相手の立場になって考えて行動する

会えない相手とのコミュニケーションは、相手の目が届きにくくなるというデメリットもあります。会えないことで相手との信頼構築に時間がかかってしまったり、得られる情報が限られてしまうのです。

だからこそ伝わりにくい

・相手の状況
・注意や指導
・情報の共有

を日頃から相手の立場になって考え、人と人を繋ぐコミュニケーションをオンラインでも対応できるように意識することが大切です。

前に、日頃会うことが少ない上司からさりげなく「○○のことで悩んでたけど大丈夫?」とメッセージ届いて、気にしてもらえている安心感がありました。

日頃から、会っている人と取っているコミュニケーションをオフラインだったらどうしたらいいかを考えてみると自分のスタイルが見つかりますよ。

【発信力を上げる為に必要なこと】
・タイピングの早さを身に付ける
・SNS・ブログを始めてみる
・メールの文章作成を意識してみる
・オフラインでも相手を気遣える

それでも、発信するのが苦手だな・・・という人にはこちらの記事もオススメです。

まとめ

カフェで仕事
これからの働き方は個人のライフワークバランスを見直し、それぞれのライフスタイルが尊重されていく働き方になると、必然的に顔を合わせてのコミュニケーションが少なくなりオンラインでの発信力が必要になります。

私の会社はまだまだアナログだし大丈夫!と思っていても、取引先に合わせてオンラインで対応することが増えるかもしれないですし、今から対応できるようになっておくのは未来への備えになりますよ。

自分から連絡とかするのが苦手な人こそ今からコツコツ練習しておくのがオススメです。

どんな時代もしなやかに生きていけるよう、自分でこれからを考える力・発信力・判断力と乗り越えられる力を身に付けていきましょう!

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