文章で相手に理解してもらうには?伝える力がある人が気をつけている事

ライター:いくえ

ライフスタイルの多様化が進んできたことで、

・どこで働くか
・いつ仕事をするか
・何を生業にするか
・どう生きていくか

の選択肢が広がってきました。

それにより、顔を合わせず相手とのコミュニケーションをとる機会が増えてきたことで、必要になるのが「伝える力」です。

伝え方を間違ってしまうと

・意思疎通ができない
・思いが伝わらない
・相手との関係が続かない
・信頼をされない

など、仕事においても人生においてもマイナスな要素がたくさんあります。

仕事でもプライベートでも、誰かにメッセージをする時に「なんて送ったらいいかな・・・」と伝えたい内容と書いた文章を比較して、悩んだ経験があるのでしょうか。

そこで、今回は伝える力がある人は相手にメッセージを送る際、何を意識して文章を作成しているのか!?について紹介します。

実務がほぼオンラインで完結する会社で仕事をし、多く人とたくさんのプロジェクトをオンラインで成功させているのを目の当たりにして、伝える力のある文章の特徴に気付きました。

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私自身も、会社のオウンドメディアを運営していく中でたくさんの文章をチェックしています。その中で、オンラインで多くの人とやりとりやライターとして文章を書く機会も多いので、「相手に伝わりやすい文章」とそうでない人の違いをたくさんみてきました

ちょっとしたポイントで文字でのコミュニケーション力が変わってくるので、ぜひ最後までお付き合いください。

伝える力って何か?

伝える力と方法について

相手に伝える方法とその力とは何か!?についてまず考えていきましょう。

人が相手に自分の気持ちや思いを伝える方法はいくつかあります。

・話して伝える
・文章で伝える
・ボディーランゲージで伝える
・行動で伝える

そして伝える力がある人というのは

・自分が伝えたいことがそのまま相手にも伝わる(共有)
・自分が望んだように行動をしてもらえる
・自分の言いたいことがわかってもらえる(共感)

ことが可能になります。

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伝える力がない人はこれがうまくいかない人ということですね

文章で伝える力とは

伝える方法がいくつかある中で「文章で伝える」方法は、実際に会わなくても対応が可能なものになり、同じ空間の共有を必須としていないので、時間の自由がありますが、その分自分の感情が伝わりにくい方法になります。

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文章では、抑揚や強弱、話すスピードがコントロールできないので、読み手に一任されてしまうのが特徴です

そのため、文章で伝える力で必要なのは書き手が「何をこの文章では伝えたいのか」というメッセージを、読み手と認識が一致できることが大切になってきます。

文章で伝わる力とは、書き手と読み手の認識が一致できる文章力のこと

伝える力がない人達の特徴

文章で伝わる方法を知るのも大切ですが、どうしたら伝わらないか!?という絶対にやってはいけない必敗方を知ることもとても重要なのでここで紹介します。

伝わらない人の文章としては

・自分の言いたいことだけを書く
・何度読んでも分からない内容
・知らない内容の割合が多い
・最初と最後で書いてある内容が違う

など、読んでいる相手が「???」「それで結局何が言いたいんだろう?」と質問ではなく疑問が多く出てきでてしまう文章のことを言います。

急ぎの内容はすぐにメッセージを送らないといけないことが多いですが、もし時間がある場合は、文章を書いてから少し時間を空けて読み直すと自分の書いた内容を客観的に確認することができるのでオススメです。

伝わる文章を書くための8のコツ

ここでは、どうやったら相手に伝わる文章を書くことができるのかを見ていきましょう。 ‌

相手を理解する

伝わる文章として大切なのが、まず相手を理解することです。相手を理解する内容としては「知識」「状況」の2つが主にあります。

【知識】
・難しい言葉は使わない(専門用語)
・どのくらい同じことを共有しているのか(使う単語)
【状況】
・文章を読む時間
・読む場所、環境

をまず考えましょう。専門用語が多かったり、読む時間がないのに長文を送っても相手は困ってしまいますよね。相手のことを考えて書かれているか、テンプレートを使用して書いているかは文章をたくさん目にしている人ならすぐに分かってしまいます。

どうしたら相手に読んでもらえるかを意識するだけでも変わってきますよ。

順序立てて書く

何が書いてあるのか分からない文章は、何度か読み直さなけでばいけないという他に、読み手側で文章の順番を読み替えなければいけない・文章を付け加えなければいけないということもあります。

順序立てて書いていない内容として

・全体を通して順番がゴチャゴチャして時系列やステップが分からない
・一文一文の文字が前後してしまって読むのに苦労する

があります。全体の順番が入れ替わってしまうのは「読みにくい書き方」として気づく人が多いですが、実は、小説では効果的な「倒置法」や「体言止め」を多く使い過ぎてしまうと、一文一文が読みにくくなってしまうことになります。

倒置法:文章の順番を変える
例(空に虹が出た → 虹が出た、空に)
体言止め:文章を名詞(代名詞)で終わらせる
例(楽しかったのはみんなで行った旅行でした → 楽しかったのはみんなで行った旅行)
強調したいところや、インパクトを残したい時には有効なこともありますが、これを何度も使用されてしまうと、読み手が頭の中で文章を変換しながら読んでいかなくてはいけなくなってしまいます。
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倒置法や体言止めがNGなのではなく、使用しすぎると読むのに疲れてしまうことがあるので、使用するタイミングは気をつけないといけないですね

読み手の感情を意識する

伝わる力のある文章は、相手の心に届く内容になります。

仕事で部下に連絡をする時・友達に何か気持ちを伝える時・知らない誰かに読まれるかもしれない文章を書く時、相手が何気なく読んでしまうことが想定されることがある中、印象や記憶に残るためには、相手の感情を揺さぶることが必要になります。

大学などで研究の論文を読むよりも、ストーリー性のある文章の方を好む人が多かったり共感できるという人が多いのも、その人の感情が動いて、好意・共感・感動・憧れなどの気持ちが動くからです。

感情には、マイナスからプラス・プラスからマイナスなどありますが、できれば最後はプラスで終わるといい印象が残るので印象も良くなります

仕事では感情を揺さぶるのに適さないシーンもありますが、ブログなどSNSで発信する時などには、相手の心に届くか意識してみてくださいね。

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文章を読みながら、相手が「そうそう」「なるほど〜」などと感じてもらえるのがベストです

結論から伝える

現代人はとても忙しいのと、周りに情報があふれているので、何が書いてあるのか分からない文章を嫌う傾向があります。

なので、文章で相手に伝えたいことがある時は「結論」から書きましょう

人によっては、結論が分かってしまうと相手は興味を示さなくなってしまうのではないか!?と考える人もいますが、メールボックスに溜まったメールを開くか開かないかを決める時にタイトルを見て「重要」「そんなでもない」「読まなくてもいい」と判断していることはないでしょうか。

文章にも同じことが言えます。結論を先に書いてあると、人はそのプロセスを知るためにその文章を読もうとします

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映画を見る時など、どんな内容か分からない物より、ある程度内容が分かる方が興味を持つのにも似ているかも

自分の出した答えや結果を勿体ぶらずに、まず興味を持ってもらうために最初に話すといいですね。

大切なことは言い方を変えて何度か伝える

誰かと話していて何か自分が伝えたいことがある場合は、伝えたいことを何度か相手に確認しながら話すことはないでしょうか。

文章でも同じことが言え、伝える力がある文章は相手に大切なポイントを何度か書いています

結論を先に書いて、文章の最後でも大切なことなので再度書くことで相手に印象を残す方法がありますが、さらにステップアップを目指すなら、長文になる時は言い回し(使う言葉)を変えて文章の途中に伝えるという方法もあります。

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人によって響く言葉が違うので、アプローチを変えるとより理解が深まることが多いですよ

相手の反応が見えない文章だからこそ、伝える回数とバリエーションを持っておくことは大切ですね。

量(文字量・情報量・数値)

伝わる力のある文章を考えるとき、「量」を意識することも大切です。

・文字量:相手の読みやすい量
・情報量:相手の受け取りやすい量
・数値量:同じ情報が認識できるように数字にする

などその状況によって自分で選択をする必要が出てきますが、伝わらない文章を書く人が書いたものを読むと

「長すぎて文章を何度も読んでしまう(一文・全体も)」
「結局何が伝えたいのか理解できない」
「大きさや人数などがよく理解できない」

と感じてしまいます。

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どれも相手のことを考えているということがポイントです。どうやったら自分と認識が一致するかと、相手の状況をどれだけ考えられるかの癖をつけておくといいですね

自分の感情を意識する

全く知らない相手に文章を書くとき、相手が自分事に感じてもらえたり共感してもらえると、文章を「読みたい」と感じてもらえます

上司や同僚・友達が書いた文章だと「読もう」という気持ちが前提にありますが、ブログやSNS上では知らない人の文章と多く接する機会があるため、より相手に「読もう」と思ってもらうことが大切になります。

そのためにはストーリーや感情を動かすような文章が効果的になりますが、伝える力がある人は書くストーリーもきちんと計算をして書いていることが多いのです。

相手に伝えるために感情を使って書こうとして失敗しがちなのが、自分の感情だけが高まって(興奮して)、読み手が全くついていけないということが起きてしまいます。

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友達が「すごく面白い話があって・・・」と話す前から笑って何を言っているか分からない内容って、聞いている側は意外に冷めている。なんてことありますよね

ぜひ、書き終わったら書いている内容が自分だけの感情になっていないかチェックしてみましょう。

相手にも考える余裕を与える

文章で伝えようとすると会話とは違うので、書くときは一方的になってしまいます。

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会話のように、相手のジェスチャー(相槌)や意見の交換、アイコンタクトができないですよね

なので、一方的な書き方をしてしまったり、言い切り、自分の意見だけを伝えてしまうと、お互いの関係ができていない時には反発心が生まれてしまいます

そこで、文章の途中で相手にも

・質問をしてみる(〜だという経験がないでしょうか)
・同意を求める(〜したことありますよね)
・意見を確認する(〜どう思いますか)
・呼びかける(〜ですよね)

などの言葉がさりげなく使われていると、文章を読んでもらっている中で「この文章(書いている人)は信じられるかも」という関係が自然に作られ、読み手が文章をスムーズに読み進めることができますよ。

ただ、使いすぎると会話ではないので意見交換などができない状態になってしまい、これも文章から信用や信頼を無くしてしまいやすくなります。使い過ぎには気をつけてくださいね。

伝える力がつくと他の力も一緒にUPする

文章で伝える力がつくとそれに伴い他の力もUPしていきます。そんな人たちが共通して持っている力や、私が「文章が前よりも書けるようになってきた」と感じた時に成長したと思った力を紹介します。

ロジカルシンキング

文章を書く時には、

・どの順序で
・どういう言葉で
・なんの目的を持って

相手に伝えるのかを考えることが多くなります。何を目的に書いているか分からないと、自分の考えが曖昧だと自分でも書いているゴールや目的が分からなくなってしまうことがないでしょうか。

文章を書くということは誰かに何か伝えたいことがあるから言葉で伝えるという手段を選ぶので、そのために一貫した考え方・全体像の把握・自分がなんのためにどう書くかなどを理解して伝える力が必要になります。

書く流れとゴールを自分の中で組み立てられることでロジカルな思考が身につきますよ。

相手を考える(思いやる)力・視野の広さ

伝わる文章を書くためには、相手のこと(状況など)を考える「相手(読者)ファースト」でないとできません。

そのため、周りの人に自分の言葉がどう感じられるかや、この言葉のチョイスで認識が一致するか・分かりやすいか、など相手のことを考えて書くことが多くなります。

人の視点や立場になって文章を組み立てる機会が増えるので、「この人の立場ならどうかな?」と自分の常識だけでなく、他者の視点を注意するようになるのが特徴です。

私の知り合いの文章を書くプロの人は、自分と意見が違っても、相手を否定しないで「どんな視点で物事を考えているか?」周りの人の観察や考えを聞いて色んな人の常識を集めている人が多いです。

言語化できるようになる

自分の感情が言葉にできず、モヤモヤした状態になったことはないでしょうか。

文章を書く機会が増えると、気持ちの整理をしながら進めていくので、自分の感情に当てはまる言葉を見つけられるようになります

また、誰かからの質問に対し、認識を一致できるような言葉で返答できるのも特徴です。

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私の周りにいる文章上手な人は、言葉数は少なくても質問した内容にしっかり「これ」という言葉の答えを返答してくれる人が多いです

見えない相手に認識がズレないように、しっかり伝わるように書くことで、相手と自分にとって適切な言葉選びが自然にできるようになっているんですね。

まとめ

人に会って自分の気持ちや考えを伝えることも難しいことがあるのに、相手のリアクションを見ることなく相手に文字だけで届けなければいけない「伝える力」で大切なのは、相手のことをどれだけ考えて文章を作れるかということになります。

オンラインでのやりとりが増えてきている中、文章だけで関係を築き、信頼を得ていくには、やはり面と向かって話している時と同じで、相手の気持ちを察し、文章でどれだけ伝えることができるかがポイントです。

伝える力や文章には型はないので、相手が「嬉しいな」とプラスに感じてもらえるあなたの書き方をぜひ考えてみてくださいね。

文章で伝える力を身つけて、あなたの人生がより素敵なものになることを願っています(^^)

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この記事を書いた人

もっと楽しく生きたい。自由に自分らしく生きていていきたい!と思って大手金融企業のOLを辞めました。OL時代に培ってきた一般的な事務のスキルでも自由人として生きられる、を実践しています。今は平日人が少ないときに趣味の美術館やゴルフをするのが楽しみ。

この度はALIVE(アライブ)の編集長として、好きなことで生きている人たちの応援と、その秘訣を皆さんにお伝えできるよう日々楽しく勉強中です。

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